Welk documenttype moet ik bij import in welke situatie gebruiken?

Zie de “Handleiding Melding import documentatie Rotterdamse haven (MID)” van de Douane.

Ik kan voor import een bepaald documenttype niet gebruiken. Hoe komt dit?

U bent niet geautoriseerd om het betreffende documenttype te gebruiken bij de betreffende terminal. Controleer uw terminalcontract voor gebruik van de service Melding Import Documentatie en pas deze in overleg met de afdeling Sales van Portbase aan.

Het importdocument dat ik voormeld, is niet bekend bij de terminal of niet op orde. Hoe komt dat?

  • Controleer de status van uw melding. Is de status ‘geweigerd’ (door Portbase of terminal) of ‘mislukt’ dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw.
  • Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd zijn. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw.
  • Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding Import Documentatie.
  • Controleer in  de Portbase-services Cargo Controller of Import Status of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals komt het importdocument pas in het terminalsysteem beschikbaar nadat de lading opgenomen is in de RTO (= gelost op de kade).
  • Indien alle informatie correct is, kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of Portbase. Verstuur uw melding opnieuw.
  • Tip: Gebruik voor de ferry- en shortsea-terminals de service Import Status om de aanwezigheid en status van het importdocument op te zoeken voordat contact gelegd wordt met de terminal of Portbase.

Welk type documenten kan ik voormelden?

Via Portbase kunnen alle typen douanedocumenten worden voorgemeld (dus export, TIR, ATA Carnets, Transit, etc.).

Wat als de douaneaangiften niet op orde zijn?

Voordat lading geïmporteerd of geëxporteerd kan worden, moet een invoer- of uitvoeraangifte worden gedaan bij de Douane. Nadat deze aangifte gedaan is, moeten deze documenten via Portbase worden voorgemeld bij de ferry- of shortsea-terminal. Als deze formaliteiten niet op orde zijn, kan de chauffeur zijn lading niet verder transporteren.

Er zijn dan twee opties:
1. De chauffeur neemt contact op met zijn eigen planner of opdrachtgever. Die zal moeten zorgen dat alle benodigde handelingen alsnog verricht worden.
2. Er wordt contact gezocht met een bedrijf dat reeds is aangesloten bij Portbase, zoals een expediteur of douaneagent, die de meldingen alsnog kan doen.

Gebruiken alle ferrymaatschappijen de Portbase-oplossing?

Ja, Portbase biedt een oplossing voor Stena Line (Hoek van Holland en Europoort), CldN (Rotterdam), DFDS (Vlaardingen en IJmuiden) en P&O Ferries (Europoort).

Heeft de samenwerking ook betrekking op het proces aan de UK-zijde?

Nee; meer informatie daarover leest u hier.