Veelgestelde vragen Get Ready for Brexit

Onze veelgestelde vragen gaan over de Nederlandse havenoplossing voor Brexit en de gevolgen van de Brexit voor uw vervoer. De consequenties op andere (deel)gebieden zijn net zo aanzienlijk. Raadpleeg daarom ook de veelgestelde vragen van onze initiatiefnemers onderaan deze pagina.

Uitgelichte vragen

Controleer voor vertrek via Portbase de status van uw douanedocumenten op de terminal via de service Import Status of het Track & Trace Export-scherm van de service Melding Export Documentatie. Registreer u voor deze services via www.portbase.com/services/import-status en www.portbase.com/services/melding-export-documentatie.

Ook voor het transport van dieren, dierlijke producten, planten en plantaardige producten, verandert er veel na de Brexit. Lees op de website van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit waar u mee te maken krijgt bij het importeren of exporteren van dieren en dierlijke producten.

Ook voor het transport van dieren, dierlijke producten, planten en plantaardige producten, verandert er veel na de Brexit. Lees op de website van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit waar u mee te maken krijgt bij het importeren of exporteren van planten en plantaardige producten.

Bij de Douane doet u een douaneaangifte. Hierin laat u hen weten welke goederen u vervoert. Voordat u een douaneaangifte kunt doen, heeft u een EORI-nummer nodig. Dit is een identificatienummer dat uw bedrijf eenmalig moet aanvragen bij de Douane, zodat u daar bekend bent. Nadat u een douaneaangifte heeft gedaan, krijgt u van hen een uniek nummer terug (bijv. Movement Reference Number (MRN)) voor de ingediende zending terug.

Dit documentnummer van de Douane heeft u nodig om via Portbase de douanedocumenten voor te melden bij de terminal. In Portbase koppelt u de douanegegevens (MRN) aan de benodigde logistieke gegevens (welke truck/container/trailer, terminal, tijden etc.). Portbase zorgt ervoor dat alle benodigde douaneformaliteiten automatisch op de terminal voor u worden geregeld. Zo kan uw transport zonder oponthoud plaatsvinden.

Toegang terminal

Controleer voor vertrek via Portbase de status van uw douanedocumenten op de terminal via de service Import Status of het Track & Trace Export-scherm van de service Melding Export Documentatie. Registreer u voor deze services via www.portbase.com/services/import-status en www.portbase.com/services/melding-export-documentatie.

De bufferparkeerlocaties zijn alleen toegankelijk voor vrachtauto’s die geen toegang krijgen tot de ferryterminals omdat hun lading niet (goed) vooraf digitaal aangemeld is via het Portbase systeem. Op deze locaties kunnen chauffeurs alsnog de noodzakelijke formaliteiten in orde (laten) maken.

Noordoever: er zijn bufferlocaties bij terrein Hoek van Holland (Oranjeheuvel), in Maasdijk (Westland) en aan de Waterleidingstraat in Vlaardingen.

Zuidoever: er zijn bufferparkeerlocaties ingericht aan de Moezelweg en aan de Seattleweg (nabij havengebied Europoort). Beide terreinen zijn goed bereikbaar vanaf de snelweg A15, zowel vanuit oostelijke als westelijke richting.

Bekijk hier de locaties.

1) Boeking is niet bekend bij de ferryterminal:

  • Laat controleren of het boekingsnummer correct is.
    o Boekingsnummer niet correct? Laat de voormelding van de douanedocumenten aan de terminal via Portbase corrigeren.
    o Boekingsnummer correct? Laat contact opnemen met Portbase via servicedesk@portbase.com.

2) Er is geen douaneaangifte gedaan bij de Douane:

  • Laat alsnog een douaneaangifte doen bij de Douane.
  • Laat daarna de douanedocumenten elektronisch voormelden aan de terminal via Portbase.

3) De douanedocumenten zijn niet of onjuist voorgemeld bij de terminal via Portbase:

  • Laat alsnog de douanedocumenten elektronisch voormelden aan de terminal via Portbase.

4) U heeft geen geldig identiteitsbewijs:

  • Neem contact op met het consulaat of de ambassade van uw eigen land.

Vooraanmelden douanedocument

Dit is afhankelijk van de geldende procedures bij de ferrymaatschappijen. Zodra uw boekingsnummer verandert, zal er een correctie nodig zijn in de voormelding van uw douanedocumenten via Portbase.

U bent niet geautoriseerd om het betreffende documenttype te gebruiken bij de betreffende terminal. Controleer uw terminalcontract en pas deze in overleg met sales aan.

Controleer of de klant gebruik maakt van Melding Domproc of transitaangifte. Beide services ondersteunen op dit moment voor expediteurs alleen containerlading op deep sea terminals. Dit wordt op korte termijn opgelost.

  • Controleer de status van uw melding: Is de status ‘geweigerd’ (door PCS of terminal) of mislukt dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw.
  • Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd is. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw.
  • Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding import documentatie.
  • Controleer in Ladinginformatie 2.0 of Import status of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals wordt het importdocument pas in het terminalsysteem beschikbaar nadat de lading opgenomen is in de RTO (= Gelost op de kade).
  • Indien alle informatie correct is kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of het PCS. Verstuur uw melding opnieuw.
  • Tip: Gebruik voor de Brexit-terminals de service Import status om de aanwezigheid en status van het importdocument op te zoeken voordat contact gelegd wordt met de terminal of Portbase.

Voordat een lading geïmporteerd of geëxporteerd kan worden, moet er een invoer- of uitvoeraangifte gedaan worden bij de douane. Nadat de aangifte gedaan is, moeten de documenten voorgemeld worden bij Portbase. Als deze formaliteiten niet op orde zijn, kan de chauffeur zijn lading niet verder transporteren. De chauffeur wordt gevraagd zich op te stellen op één van de tijdelijke bufferparkeerlocaties. Deze bufferlocaties kunt u hier vinden.

Vervolgens zijn er twee opties:

1. Chauffeur neemt contact op met zijn eigen planner of opdrachtgever. Die zal moeten zorgen dat alle benodigde handelingen alsnog verricht worden.
2. Er wordt contact gezocht met een bedrijf dat reeds aangesloten is bij Portbase zoals een expediteur of douaneagent die de meldingen voor hen kan doen.

Bij de Douane doet u een douaneaangifte. Hierin laat u hen weten welke goederen u vervoert. Voordat u een douaneaangifte kunt doen, heeft u een EORI-nummer nodig. Dit is een identificatienummer dat uw bedrijf eenmalig moet aanvragen bij de Douane, zodat u daar bekend bent. Nadat u een douaneaangifte heeft gedaan, krijgt u van hen een uniek nummer terug (bijv. Movement Reference Number (MRN)) voor de ingediende zending terug.

Dit documentnummer van de Douane heeft u nodig om via Portbase de douanedocumenten voor te melden bij de terminal. In Portbase koppelt u de douanegegevens (MRN) aan de benodigde logistieke gegevens (welke truck/container/trailer, terminal, tijden etc.). Portbase zorgt ervoor dat alle benodigde douaneformaliteiten automatisch op de terminal voor u worden geregeld. Zo kan uw transport zonder oponthoud plaatsvinden.

Via Portbase kunnen alle typen douanedocumenten worden voorgemeld (dus export, TIR, ATA Carnets, Transit, etc.).

Niet alle deepsea terminals ondersteunen op dit moment een acceptatiebericht. Voor deze terminals is de eindstatus ‘verzonden’ (AQ). Voor terminals die dit bericht wel ondersteunen (ferry/shortsea) ontvangt u binnen enkele minuten de status ‘geaccepteerd door terminal’ (AP) of ‘geweigerd door terminal’ (RE).

Portbase

Dit is afhankelijk van de service, maar normaal 24 uur. Portbase doet namelijk een due diligence check. Bij een piek in aanmeldingen kan het langer duren ondanks dat Portbase opgeschaald heeft.

De ‘digitale grens’ via Portbase houdt in dat als alle partijen meedoen en zich houden aan de afspraken, de Douane niet handmatig hoeft te controleren of aan de douaneformaliteiten is voldaan. Het vervoer via de Nederlandse havens gaat hierdoor veel sneller. Partijen kunnen eenvoudiger voldoen aan de wettelijke douaneverplichtingen en weten van tevoren of de ‘slagboom’ aan de grens openstaat keten

Het concept van een ‘digitale grens’ is niet nieuw. Bij de deepsea containerterminals worden douaneformaliteiten al jaren via Portbase geautomatiseerd afgehandeld en werkt deze ‘digitale grens’ naar tevredenheid van alle betrokken partijen. Alle informatie gaat voor de zending uit en er zijn geen vertragingen en files bij de terminals. De werkwijze in het deepsea containervervoer was de blauwdruk voor het programma voor ferry- en shortsea vervoer waarbij Portbase een centrale rol speelt.

Neem contact op met de sales afdeling van Portbase via sales@portbase.com om de status van uw aansluiting te controleren. Totdat u uw inloggevens hebt ontvangen, kunt u een andere partij in uw keten vragen om voor u de douanedocumenten voor te melden via Portbase.

Ga naar www.pcs.portbase.com. Log in met de ontvangen inloggegevens.

Er is met ferrymaatschappijen, shortsea terminals, belangenorganisaties, havenbedrijven en de Douane gekeken naar een oplossing voor Brexit voor de afhandeling van douaneformaliteiten. De conclusie was dat de enige oplossing een digitale oplossing is. Portbase heeft met haar bestaande werkwijze voor het deepsea containervervoer deze digitale oplossing in beheer. Zonder een digitale oplossing gaat de afhandeling van deze douaneformaliteiten namelijk veel tijd kosten met urenlange wachtrijen bij terminals en op de toegangswegen. Dit kost het bedrijfsleven vele malen meer dan de huidige investering om aan te sluiten bij/op deze werkwijze.

Aansluitkosten worden berekend omdat er een aantal stappen doorlopen moet worden om gebruik te maken van de ‘digitale grens’ via Portbase.

Portbase is een kostendekkende organisatie. Vanwege de inhuur van extra capaciteit om de stormloop aan aanmeldingen voor een mogelijke no-deal Brexit op te kunnen vangen, zijn de aansluitkosten tijdelijk verhoogd van € 249,50 naar € 499,-. Mocht er een langer uitstel van de Brexit komen (bijvoorbeeld bij een deal), dan wordt de extra inhuur afgeschaald en geldt weer het reguliere aansluittarief.

Bij het importproces zijn de kosten voor security, aansprakelijkheid en de hoeveelheid van te leggen verbindingen (ICT-kosten) met diverse partijen vele malen hoger dan bij het exportproces. Melding Import Documentatie zorgt voor een sneller en efficiënter proces voor het importerende en logistieke bedrijfsleven. Deze kosten worden (vanwege toegevoegde waarde voor importerende bedrijven) niet volledig gedragen door de terminals en rederijen. Vanuit de cost-based en non-profit basis is Portbase genoodzaakt deze kosten door te belasten aan de gebruiker.

Portbase is een dochteronderneming van het Havenbedrijf van Rotterdam en Amsterdam. Het bedrijf is in 2002 opgericht met als doel de Nederlandse havens slimmer en efficiënter te maken. Portbase verbindt alle partijen in de haven digitaal met elkaar, zowel business-to-business als business-to-government. Portbase is neutraal en heeft geen winstoogmerk. De digitale infrastructuur wordt gefinancierd door de havenbedrijven. De kosten voor het gebruik worden deels doorbelast aan de gebruikers zijnde de bedrijven met het meeste voordeel.

Nee, als een bedrijf exporteert, krijgt het te maken met de service Melding Export Documentatie, en Track & Trace Export. Gebruik van deze services is kosteloos omdat de terminals en rederijen waarmee het exportproces wordt uitgevoerd deze kosten dragen.

Voor de service Melding Import Documentatie gelden abonnementskosten en transactiekosten. De abonnementskosten bedragen voor een webscherm (dus login via internet vanaf een computer, laptop of tablet) € 6,12 per maand en voor een systeemkoppeling (dus tussen het systeem van de klant en Portbase) € 20,43 per maand. In beide gevallen wordt er per transactie (per bericht) € 0,18 in rekening gebracht (transactiekosten).

Import Status is een gratis service die speciaal ontwikkeld is voor vervoerders. Met deze service kan de status van de douanedocumenten voor importzendingen worden ingezien bij de terminal. De kosten worden gedragen door de terminals omdat zij het voormelden via Portbase verplicht stellen. Voor vervoerders is deze service van groot belang. Zij kunnen via deze services namelijk zien of de voormelding van de douanedocumenten bij de terminal correct gedaan is. Als dat niet het geval is en zij rijden toch naar de terminal, staan vervoerders daar voor een dichte slagboom.

Dat verschilt per service. Voor Brexit zijn er 4 services ontwikkeld waar bedrijven mee te maken kunnen krijgen (zie ook portbase.com/services). Bekijk ook de andere vragen voor kostenspecificaties.

Algemeen Brexit

Zodra het Verenigd Koninkrijk (VK) uit de Europese Unie (EU) stapt, ontstaat er een grens en zullen er douaneformaliteiten verricht moeten worden. Dit houdt automatisch in dat partijen in de logistieke keten afhankelijk worden van elkaar. Met de informatie van de een zal een ander zijn vervolgstappen moeten zetten. De exporteur of importeur zal moeten zorgen voor een douaneaangifte bij de Douane. Dat is de eerste stap. Zonder douaneaangifte kan de voormelding van douanedocumenten niet gedaan worden bij de terminal en staan de goederen – en daarmee de vervoerder – per definitie stil voor de grens. Zie het als online inchecken bij het vliegveld. Om dat te kunnen doen, zal er eerst een ticket geboekt moeten worden. Met dat ticketnummer kan vooraf ingecheckt worden, zodat eenmaal op het vliegveld dit digitaal al geregeld is en een vlotte doorgang mogelijk is.

Als Brexit wordt uitgesteld, verandert er niets aan de situatie. Dan zullen er in de toekomst alsnog douaneformaliteiten ontstaan bij import en export van en naar het VK. De aansluitkosten moeten bedrijven zien als een no-regretmaatregel, want douaneformaliteiten gaan hoe dan ook een rol spelen, nu of in de toekomst. Als Brexit helemaal niet meer doorgaat, heeft Portbase de activiteiten die horen bij het aanmeldproces wel uitgevoerd en zijn de kosten dus gemaakt.

Ook voor het transport van dieren, dierlijke producten, planten en plantaardige producten, verandert er veel na de Brexit. Lees op de website van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit waar u mee te maken krijgt bij het importeren of exporteren van dieren en dierlijke producten.

Ook voor het transport van dieren, dierlijke producten, planten en plantaardige producten, verandert er veel na de Brexit. Lees op de website van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit waar u mee te maken krijgt bij het importeren of exporteren van planten en plantaardige producten.

Nederlandse havenoplossing

Ja, Portbase werkt aan een oplossing voor Stena Line (Hoek van Holland), CldN (Rotterdam en Vlissingen), DFDS (Vlaardingen en IJmuiden) en P&O Ferries (Europoort).

Nee.

Om gebruik te maken van de oplossing via de Nederlandse havens is het van belang dat bedrijven zich registreren bij Portbase. De ferryterminals hebben besloten dat zonder voorgemelde douanedocumenten via Portbase de chauffeur geen toegang krijgt tot de ferryterminal en de lading dus niet mee kan. Ook de shortsea terminals omarmen deze aanpak. Alleen op deze manier gaat de ‘digitale grens’ werken en zorgt het voor de versnelling ten op zichte van de tijdrovende handmatige controle. Om documenten te kunnen voormelden is een registratie bij Portbase nodig. Een eenmalige aanmelding die zorgt voor een soepele doorgang. Er zitten stappen voor dit proces, die moeten bedrijven onderling en met de Douane regelen.

De ‘digitale grens’ via Portbase houdt in dat als alle partijen meedoen en zich houden aan de afspraken, de Douane niet handmatig hoeft te controleren of aan de douaneformaliteiten is voldaan. Het vervoer via de Nederlandse havens gaat hierdoor veel sneller. Partijen kunnen eenvoudiger voldoen aan de wettelijke douaneverplichtingen en weten van tevoren of de ‘slagboom’ aan de grens openstaat keten

Het concept van een ‘digitale grens’ is niet nieuw. Bij de deepsea containerterminals worden douaneformaliteiten al jaren via Portbase geautomatiseerd afgehandeld en werkt deze ‘digitale grens’ naar tevredenheid van alle betrokken partijen. Alle informatie gaat voor de zending uit en er zijn geen vertragingen en files bij de terminals. De werkwijze in het deepsea containervervoer was de blauwdruk voor het programma voor ferry- en shortsea vervoer waarbij Portbase een centrale rol speelt.

Niemand is helemaal klaar voor de gevolgen van de Brexit. Het niet weten of er een uiteindelijke deal komt, maakt het lastig om een definitieve oplossing 100% klaar te hebben. Met deze samenwerking willen de betrokken partijen in ieder geval zorgen dat in het meest slechte scenario de ferryketen kan blijven functioneren en er geen opstoppingen aan de grens ontstaan.

De havens en overheden communiceren al geruime tijd dat bedrijven zich voor moeten bereiden. Vanaf januari is gewaarschuwd dat de aansluitkosten kort voor de Brexitdatum omhoog zouden gaan. Voorbereiding is voor iedereen essentieel, maar een eigen verantwoordelijkheid. Bedrijven die toch besluiten te wachten, kunnen niet via de Nederlandse havens importeren en exporteren mocht er een no-deal Brexit zijn. Dat is een eigen keuze.

Er is met ferrymaatschappijen, shortsea terminals, belangenorganisaties, havenbedrijven en de Douane gekeken naar een oplossing voor Brexit voor de afhandeling van douaneformaliteiten. De conclusie was dat de enige oplossing een digitale oplossing is. Portbase heeft met haar bestaande werkwijze voor het deepsea containervervoer deze digitale oplossing in beheer. Zonder een digitale oplossing gaat de afhandeling van deze douaneformaliteiten namelijk veel tijd kosten met urenlange wachtrijen bij terminals en op de toegangswegen. Dit kost het bedrijfsleven vele malen meer dan de huidige investering om aan te sluiten bij/op deze werkwijze.

Alle partijen in de keten zijn afhankelijk van elkaar. Met als doel chaos aan de grens te voorkomen, is er een breed samenwerkingsverband opgericht onder de naam ‘Get Ready for Brexit’. Alleen als alle partijen in de keten samenwerken en hun eigen verantwoordelijkheid nemen, kunnen samen vertragingen worden voorkomen.

Deze ketenbrede oplossing is gezamenlijk ontwikkeld door belangenorganisaties Transport en Logistiek Nederland (vervoerders), FENEX (expediteurs), evofenedex (importeurs en exporteurs), het Port Community System Portbase, de ferrymaatschappijen, de shortsea terminals en de Nederlandse Douane. Deze ketenbrede samenwerking wordt gesteund en grotendeels gefinancierd door het Havenbedrijf van Rotterdam en Amsterdam.

Er is een werkwijze ontwikkelt die voorziet in het 100% digitaal en geautomatiseerd afhandelen van douaneformaliteiten, met optimaal hergebruik van data. In het proces gaat alle informatie voor de lading uit zodat de opvolgende partij in de keten tijdig over de benodigde informatie beschikt. Zowel voor het shortsea- als ferryverkeer ontstaat één digitale ingang (via Portbase) voor alle terminals wat resulteert in een centrale werkwijze voor iedereen. Op die manier wordt slim toezicht van de Douane mogelijk, met minimale inbreuk op het logistieke proces (de digitale grens).

Douane

De Douane voert risicogerichte controles uit. De Douane kijkt daarbij ook of de juiste formaliteiten zijn verricht (bijv. is er een uitvoeraangifte, anders mag de zending niet weg).
Dus de oplossing gaat niet leiden tot minder controles. Het uitgangspunt van de Nederlandse douane is slim toezicht met minimale inbreuk in de logistieke keten, daarbij ervan uitgaande dat alle formaliteiten vervuld zijn. Het geautomatiseerde proces maakt dit mogelijk.

Controleer allereerst hier of er nog geen EORI-nummer is. Het EORI-nummer is een afgeleide van het btw-nummer. Op deze site kan dus het btw-nummer ingevuld worden, zonder B01.

Op deze pagina van de belastingdienst zijn 2 aanvraagformulieren te vinden; één voor het aanvragen van een EORI-nummer voor bedrijven met een hoofdvestiging in Nederland, en één voor het aanvragen van het EORI-nummer voor bedrijven met een hoofdvestiging buiten de Europese Unie.

LET OP! Het is belangrijk dat het formulier digitaal wordt ingevuld. Daarnaast kan een EORI-nummer niet afgegeven worden op een fiscale eenheid, maar wel op de onderliggende entiteiten. De onderneming moet ook een geldige rechtsvorm hebben.

Het EORI-nummer wordt binnen 3 werkdagen afgegeven. De toekenningsbrief wordt binnen een week verzonden. Wil de klant in de tussentijd het EORI-nummer controleren, dan kan dat via deze site.

LET OP! Deze doorlooptijd geldt alleen voor bedrijven die al een fiscaalnummer hebben in Nederland. Als de klant nog geen fiscaalnummer heeft in Nederland, dan is de doorlooptijd gemiddeld 2 weken.

U kunt alleen een EORI-nummer zelf samenstellen wanneer u aangifte doet in Nederland. Mocht u aangifte gaan doen in het buitenland, dient u een EORI-nummer aan te vragen. Aangezien u vanwege de Brexit aangifte gaat doen buiten Nederland, moet u een EORI-nummer aanvragen.

Na de Brexit komen alle GB EORI-nummers te vervallen voor gebruik in de EU. Een klant moet dan natuurlijk een EORI-nummer hebben in een bedrijf in de EU. Hoogstwaarschijnlijk ligt het hoofdkantoor van het bedrijf straks buiten de EU. Ze kunnen dus het formulier gebruiken voor bedrijven met hoofdvestiging buiten de EU. De afdeling die deze aanvragen behandelt wacht tot zij het EORI-nummer mogen afgeven (in principe wanneer de GB EORI-nummers komen te vervallen, omdat er maar één geldig EORI-nummer mag zijn in de EU).

LET OP! De EORI-aanvraag wordt sneller afgehandeld als het bedrijf al een Nederlands fiscaalnummer heeft. De klant kan dit alvast aanvragen via dit formulier.

Bij een harde Brexit moeten bedrijven uit de EU een EORI-nummer in Groot-Brittannië aanvragen om daar in te kunnen voeren. Groot-Brittannië heeft ervoor gekozen door te gaan met het principe ‘EORI nummer’. Dit is een GB EORI Nummer. Deze Britse EORI-nummers zijn alleen te gebruiken in Britse software en niet in software van de EU omdat deze nummers binnen de EU niet meer geldig zijn. Dit staat dus helemaal los van het EORI-nummer die de klant moet hebben in de EU, om handel te drijven in de EU.

Neem even 5 minuten de tijd…

en lees de privacy verklaring die van toepassing is op deze website. Klik op 'privacy instellingen' om uw toestemmingen voor deze website te bekijken en in te stellen.

Lees onze privacy verklaring hier