Welche Partei in der Kette macht normalerweise die Voranmeldung am Terminal?
Für einen reibungslosen Export- und Importprozess nach dem Brexit ist die digitale Voranmeldung von Zolldokumenten beim Terminal obligatorisch. Vereinbaren Sie für jede Logistikkette, welche Partei diese Vorabanmeldung vornehmen wird. Wer die geeignetste Partei für die Voranmeldung des Importdokuments (die NID-Meldung über den Portbase-Dienst Notification Import Documentation) und des Exportdokuments (die NED-Meldung über den Dienst Notification Export Documentation) ist, hängt davon ab, wer über die erforderlichen Daten verfügt:
- Für die NID-Benachrichtigung sind dies die Daten: Terminal, Sendungs-ID, Dokumenttyp, Dokumentnummer und Modalität.
- Für die NED-Notifikation sind dies die Daten: Dokumentenart, Dokumentennummer, Buchungsnummer und Transportmittelkennung.
Ein Beispiel:
Im Falle eines Imports (Waren aus dem Vereinigten Königreich in die Niederlande)
Ein niederländisches Handelsunternehmen kauft hochwertige medizinische Geräte von einem englischen Lieferanten. Das niederländische Handelsunternehmen veranlasst den Transport der Geräte über das Transportunternehmen Everyday und lässt die Zollformalitäten durch den Zollagenten Declaration & Co. erledigen. Everyday gibt – nach Abschluss der Buchung im Buchungssystem des Fährbetreibers – alle Buchungs- und Sendungsdetails an Declaration & Co. Nach Erhalt dieser Angaben kümmert sich Declaration & Co um die Einfuhranmeldung.
Hinweis: Declaration & Co entscheidet sich dafür, die Importdokumente vorzumelden, da sie über alle notwendigen Informationen für die NID-Meldung verfügen: Terminal, Sendungs-ID, Dokumenttyp, Dokumentnummer und Modalität.
Für Exporte (Waren aus den Niederlanden in das Vereinigte Königreich)
Der niederländische Blumenhändler QualiFlower verkauft Blumen an eine große englische Supermarktkette. Die Blumen müssen jeden Morgen so früh wie möglich an die Verteilzentren in Großbritannien geliefert werden. QualiFlower lässt den Transport der Blumen von FerryFresh durchführen; ein Transportunternehmen, das auf begleitete Transporte mit konditionierten Anhängern spezialisiert ist. QualiFlower beauftragt den Zollspediteur Janssen mit der Erstellung der Ausfuhranmeldungen.
Jeden Morgen erhält QualiFlower die Bestellungen für die Lieferung am nächsten Tag. Mittags liefert QualiFlower alle Auftragsdaten an die Janssen-Zollspedition, die sich um die Ausfuhranmeldungen kümmert. Am Ende des Tages lädt FerryFresh alle Bestellungen bei QualiFlower ein. Die Planungsabteilung von FerryFresh bestimmt, welche Aufträge in welchem Trailer transportiert werden. Aufgrund von Last-Minute-Bestellungen und Störungen im Lieferprozess ändert sich diese Planung regelmäßig.
Hinweis: Die Voranmeldung von Exportdokumenten im NED-Service muss neben dem Exportdokumententyp und der Dokumentennummer auch die Buchungsnummer und die Identifikation des Transportmittels enthalten. Da FerryFresh erst kurz vor der Abfahrt weiß, welche LKW die Ladung transportieren wird, wurde entschieden, dass der Transporteur FerryFresh die NED-Anmeldung vornimmt. Die Janssen-Zollagenten werden die Dokumentnummer der Ausfuhranmeldungen rechtzeitig an FerryFresh weiterleiten.
Welchen Dokumenttyp muss ich beim Import in welcher Situation verwenden?
Siehe die „Anleitung Notification Import Documentation Hafen Rotterdam (NID)“ von der Zollbehörde (nur auf English verfügbar).
Welche Dokumenttypen kann ich voranmelden?
Über Portbase können alle Typen von Zolldokumenten vorangemeldet werden (also Export, TIR, ATA Carnets, Transit, etc.).
Was passiert, wenn die Zollerklärungen nicht in Ordnung sind?
Bevor Ladung im- oder exportiert werden kann, muss bei der Zollbehörde eine Ein- oder Ausfuhrerklärung eingereicht werden. Wenn diese Ein- oder Ausfuhrerklärung erledigt ist, müssen diese Unterlagen über Portbase beim Fähr- oder Shortsea-Terminal vorangemeldet werden. Wenn diese Formalitäten nicht erfüllt werden, kann der Fahrer seine Ladung nicht weitertransportieren.
Es gibt dann zwei Möglichkeiten:
1. Der Fahrer nimmt Kontakt zu seinem eigenen Planer oder Auftraggeber auf. Dieser muss sich darum kümmern, dass alles Notwendige erledigt wird.
2. Es wird Kontakt zu einem Unternehmen aufgenommen, das bereits an Portbase angeschlossen ist, z.B. ein Spediteur oder Zollagent, das die Meldungen übernehmen kann.
Das Importdokument das ich voranmelden muss, ist beim Terminal nicht bekannt oder nicht in Ordnung. Wie kommt das?
- Kontrollieren Sie den Status Ihrer Meldung. Wenn der Status „abgelehnt“ (durch Portbase oder Terminal) oder fehlgeschlagen lautet, dann wurde die Meldung nicht akzeptiert. Beseitigen Sie den Fehler und versenden Sie die Meldung erneut.
- Kontrollieren Sie, ob die Dokumentnummer, der Dokumenttyp und die Container-/Sendungsnummer korrekt eingegeben wurden. Wenn dies nicht der Fall ist, geben Sie die richtigen Informationen erneut ein und schicken Sie die Mitteilung noch einmal ab.
- Kontrollieren Sie, ob Sie das richtige Terminal eingegeben haben. Manchmal passiert es, dass Ladung im letzten Moment auf ein anderes Terminal ausweicht. Dies wird in Ihrer Notification Import Documentation nicht automatisch geändert.
- Kontrollieren Sie in den Portbase Dienste Cargo Controller oder Import Status, ob Ihre Sendung oder Ihr Container entladen wurden. Bei einigen Terminals steht das Importdokument erst im Terminalsystem zur Verfügung, nachdem die Ladung in RTO aufgenommen wurde (= entladen auf den Kai).
- Wenn alle Informationen korrekt sind, kann es eine (kurze) Störung beim Terminal oder Portbase gegeben haben. Schicken Sie Ihre Meldung noch einmal ab.
- Tipp: Nutzen Sie für die Fähr- und Shortsea-Terminals den Dienst Import Status, um das Vorhandensein und den Status des Importdokuments zu prüfen, bevor Sie Kontakt zum Terminal oder zu Portbase aufnehmen.
Ich kann für Import einen bestimmten Dokumenttyp nicht nutzen. Wie kommt das?
Sie sind nicht autorisiert, den entsprechenden Dokumenttyp bei diesem Terminal zu verwenden. Kontrollieren Sie Ihren Terminalvertrag vor Nutzung des Dienstes Notification Import Documentation und passen sie ihn in Absprache mit der Abteilung Sales von Portbase an.
Ich habe das Auslaufen verpasst. Müssen die Zolldokumente für meine Sendung erneut über Portbase vorangemeldet werden?
Das hängt von den jeweiligen Abläufen bei den Fährgesellschaften ab. Sobald sich Ihre Buchungsnummer ändert, muss die Voranmeldung Ihrer Zolldokumente über Portbase korrigiert werden.
Was muss ich pro Transport bei der Zollbehörde erledigen und was macht Portbase?
Sie machen eine Zollerklärung bei der Zollbehörde. Darin teilen Sie mit, welche Waren Sie transportieren. Bevor Sie eine Zollerklärung abgeben können, brauchen Sie eine EORI-Nummer. Dies ist eine Identifikationsnummer, die Ihr Unternehmen einmalig bei der Zollbehörde anfordern muss, sodass Sie dort bekannt sind. Nachdem Sie eine Zollerklärung abgegeben haben, bekommen Sie von der Zollbehörde eine individuelle Nummer (z.B. Movement Reference Number = MRN) für die eingereichte Sendung zugeteilt.
Diese Dokumentnummer der Zollbehörde brauchen Sie, um über Portbase die Zolldokumente beim Terminal voranzumelden. Bei Portbase verknüpfen Sie die Zollangaben (MRN) mit den benötigten Logistikangaben (welcher LKW/Container/Trailer, welches Terminal, welche Zeiten etc.). Durch Ihre Voranmeldung über Portbase sorgen Sie dafür, dass alle notwendigen Zollformalitäten automatisch auf dem Terminal erledigt werden. So kann Ihr Transport ohne Aufenthalt stattfinden.