Welke SCAC-code moet ik in Portbase voorafgaand aan het boekingsnummer ingeven bij de voormelding aan de ferryterminal?

Als u de vooraanmelding doet aan de ferryterminal dan zorgen de eerste 4 posities (SCAC code) van het boekingsnummer, dat de melding naar de juiste ferry-operator verstuurd wordt.  Lees de verdere toelichting over export en import op Portbase-Support.

Welke partij in de keten doet doorgaans de voormelding bij de terminal?

Voor een soepel export- en importproces na Brexit, is een digitale voormelding van douandedocumenten aan de terminal verplicht. Per logistieke keten spreekt u af welke partij deze voormelding doet. Maar wie is de meest geschikte partij om het importdocument (de MID-melding via de Portbase-service Melding Import Documentatie) en het exportdocument (de MED-melding via de service Melding Export Documentatie) voor te melden? Dit ligt eraan wie er over de benodigde gegevens beschikt.

  • Voor de MID-melding zijn dit: terminal, zendingsid., documenttype, documentnummer en modaliteit.
  • Voor de MED-melding zijn dit: documenttype, documentnummer, boekingsnummer en identificatie vervoermiddel.

Een voorbeeld:

Bij import (goederen van Verenigd Koninkrijk naar Nederland)
Een Nederlandse handelsmaatschappij koopt hoogwaardige medische apparatuur bij een Engelse leverancier. De Nederlandse handelsmaatschappij regelt het vervoer van de apparatuur via vervoersonderneming Everyday en laat de douaneformaliteiten door douaneagent Aangifte & Co afhandelen. Aangifte & Co krijgt van Everyday – na afronding van de boeking in het boekingssysteem van de ferry operator – alle boekings- en zendingsgegevens.  Na ontvangst hiervan verzorgt Aangifte & Co de invoeraangifte.

Advies: Aangifte & Co kiest ervoor om de voormelding van de importdocumenten te doen omdat zij beschikken over alle benodigde informatie voor de MID-melding: terminal, zendingsid., documenttype, documentnummer en modaliteit.

Bij export (goederen van Nederland naar het Verenigd Koninkrijk)
De Nederlandse bloemenhandelaar QualiFlower verkoopt bloemen aan een grote Engelse supermarktketen. De bloemen moeten iedere ochtend zo vroeg mogelijk worden aangeleverd aan distributricentra in het VK. QualiFlower laat het vervoer van de bloemen uitvoeren door FerryFresh; een vervoerder gespecialiseerd in begeleid vervoer met geconditioneerde trailers. QualiFlower schakelt Janssen Douane-expediteurs  in voor  het doen van de uitvoeraangiften.

Iedere ochtend ontvangt QualiFlower de orders voor aflevering de dag daarna. Om 12.00 ’s middags levert QualiFlower alle ordergegevens aan Janssen Douane-expediteurs die de uitvoeraangiften verzorgt. FerryFresh laadt einde van de dag alle orders bij QualiFlower. De FerryFresh planningsafdeling bepaalt welke orders in welke trailer worden vervoerd. Door last-minute bestellingen en verstoringen in het aanleverproces wijzigt deze planning regelmatig.

Advies: in de voormelding van de exportdocumenten in de service MED moet buiten het uitvoerdocumenttype en documentnummer ook het boekingsnummer en de identificatie van het vervoermiddel worden opgenomen. Omdat FerryFresh kort voor vertrek pas weet welke vrachtwagen de lading gaat vervoeren, is besloten dat vervoerder FerryFresh de MED-melding doet. Janssen Douane-expediteurs stuurt hiervoor tijdig het documentnummer van de uitvoeraangiften door naar FerryFresh.

Wat moet ik per transport bij de Douane doen en wat bij Portbase?

Bij de Douane doet u een douaneaangifte. Hierin laat u hen weten welke goederen u vervoert. Voordat u een douaneaangifte kunt doen, heeft u een EORI-nummer nodig. Dit is een identificatienummer dat uw bedrijf eenmalig moet aanvragen bij de Douane, zodat u daar bekend bent. Nadat u een douaneaangifte heeft gedaan, krijgt u van hen een uniek nummer (bijv. Movement Reference Number (MRN)) voor de ingediende zending terug.

Dit documentnummer van de Douane heeft u nodig om via Portbase de douanedocumenten voor te melden bij de terminal. In Portbase koppelt u de douanegegevens (MRN) aan de benodigde logistieke gegevens (welke truck/container/trailer, terminal, tijden etc.). Door uw voormelding via Portbase zorgt u ervoor dat alle benodigde douaneformaliteiten automatisch op de terminal worden geregeld. Zo kan uw transport zonder oponthoud plaatsvinden.

Ik heb de afvaart gemist. Moeten de douanedocumenten voor mijn zending opnieuw voorgemeld worden via Portbase?

Dit is afhankelijk van de geldende procedures bij de ferrymaatschappijen. Zodra uw boekingsnummer verandert, zal er een correctie nodig zijn in de voormelding van uw douanedocumenten via Portbase.

Welk documenttype moet ik bij import in welke situatie gebruiken?

Zie de “Handleiding Melding import documentatie Rotterdamse haven (MID)” van de Douane.

Ik kan voor import een bepaald documenttype niet gebruiken. Hoe komt dit?

U bent niet geautoriseerd om het betreffende documenttype te gebruiken bij de betreffende terminal. Controleer uw terminalcontract voor gebruik van de service Melding Import Documentatie en pas deze in overleg met de afdeling Sales van Portbase aan.

Het importdocument is niet bekend bij de terminal of niet op orde. Hoe komt dat?

  • Controleer de status van uw melding. Is de status ‘geweigerd’ (door Portbase of terminal) of ‘mislukt’ dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw.
  • Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd zijn. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw.
  • Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding Import Documentatie.
  • Controleer in  de Portbase-services Cargo Controller of Import Status of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals komt het importdocument pas in het terminalsysteem beschikbaar nadat de lading opgenomen is in de RTO (= gelost op de kade).
  • Indien alle informatie correct is, kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of Portbase. Verstuur uw melding opnieuw.
  • Tip: Gebruik voor de ferry- en shortsea-terminals de service Import Status om de aanwezigheid en status van het importdocument op te zoeken voordat contact gelegd wordt met de terminal of Portbase.

Welk type documenten kan ik voormelden?

Via Portbase kunnen alle typen douanedocumenten worden voorgemeld (dus export, TIR, ATA Carnets, Transit, etc.).

Wat als de douaneaangiften niet op orde zijn?

Voordat lading geïmporteerd of geëxporteerd kan worden, moet een invoer- of uitvoeraangifte worden gedaan bij de Douane. Nadat deze aangifte gedaan is, moeten deze documenten via Portbase worden voorgemeld bij de ferry- of shortsea-terminal. Als deze formaliteiten niet op orde zijn, kan de chauffeur zijn lading niet verder transporteren.

Er zijn dan twee opties:
1. De chauffeur neemt contact op met zijn eigen planner of opdrachtgever. Die zal moeten zorgen dat alle benodigde handelingen alsnog verricht worden.
2. Er wordt contact gezocht met een bedrijf dat reeds is aangesloten bij Portbase, zoals een expediteur of douaneagent, die de meldingen alsnog kan doen.