Veelgestelde vragen
Get Ready for Brexit

De NVWA heeft de mogelijkheid tot dienstverlening in de avonden uitgebreid. Lees de toelichting van de NVWA.

Bekijk het overzicht van de NVWA.

Ook voor het transport van planten en plantaardige producten, verandert er veel door de Brexit. Lees op de website van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit waar u mee te maken krijgt bij het importeren of exporteren van planten en plantaardige producten.

Ook voor het transport van dieren en dierlijke producten verandert er veel door Brexit. Lees op de website van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit waar u mee te maken krijgt bij het importeren of exporteren van dieren en dierlijke producten.

Lees de brief van de NVWA d.d. 8 januari 2021 met de beschrijving van het nieuwe proces. Verdere toelichting en uitleg vanuit TLN leest u hier.

Lees de uitgebreide toelichting van de NVWA

• Controleer de status van uw melding. Is de status ‘geweigerd’ (door Portbase of terminal) of ‘mislukt’ dan is de melding niet geaccepteerd. Los de foutmelding op en verstuur de melding opnieuw.
• Controleer of het juiste documentnummer, documenttype en container-/zendingsnummer ingevoerd zijn. Indien dit niet het geval is, voer de juiste informatie opnieuw in en verstuur de melding opnieuw.
• Controleer of u de juiste terminal heeft ingevoerd. Het komt soms voor dat lading last-minute uitwijkt naar een andere terminal, dit wordt niet automatisch gewijzigd in uw Melding Import Documentatie.
• Controleer in  de Portbase-services Cargo Controller of Import Status of uw zending of container gelost is. Bij sommige terminals komt het importdocument pas in het terminalsysteem beschikbaar nadat de lading opgenomen is in de RTO (= gelost op de kade).
• Indien alle informatie correct is, kan er een (kortstondige) verstoring geweest zijn bij de terminal of Portbase. Verstuur uw melding opnieuw.
• Tip: Gebruik voor de ferry- en shortsea-terminals de service Import Status om de aanwezigheid en status van het importdocument op te zoeken voordat contact gelegd wordt met de terminal of Portbase.

Dit is afhankelijk van de geldende procedures bij de ferrymaatschappijen. Zodra uw boekingsnummer verandert, zal er een correctie nodig zijn in de voormelding van uw douanedocumenten via Portbase.

U bent niet geautoriseerd om het betreffende documenttype te gebruiken bij de betreffende terminal. Controleer uw terminalcontract voor gebruik van de service Melding Import Documentatie en pas deze in overleg met de afdeling Sales van Portbase aan.

Voordat lading geïmporteerd of geëxporteerd kan worden, moet een invoer- of uitvoeraangifte worden gedaan bij de Douane. Nadat deze aangifte gedaan is, moeten deze documenten via Portbase worden voorgemeld bij de ferry- of shortsea-terminal. Als deze formaliteiten niet op orde zijn, kan de chauffeur zijn lading niet verder transporteren.

Er zijn dan twee opties:
1. De chauffeur neemt contact op met zijn eigen planner of opdrachtgever. Die zal moeten zorgen dat alle benodigde handelingen alsnog verricht worden.
2. Er wordt contact gezocht met een bedrijf dat reeds is aangesloten bij Portbase, zoals een expediteur of douaneagent, die de meldingen alsnog kan doen.

Bij de Douane doet u een douaneaangifte. Hierin laat u hen weten welke goederen u vervoert. Voordat u een douaneaangifte kunt doen, heeft u een EORI-nummer nodig. Dit is een identificatienummer dat uw bedrijf eenmalig moet aanvragen bij de Douane, zodat u daar bekend bent. Nadat u een douaneaangifte heeft gedaan, krijgt u van hen een uniek nummer (bijv. Movement Reference Number (MRN)) voor de ingediende zending terug.

Dit documentnummer van de Douane heeft u nodig om via Portbase de douanedocumenten voor te melden bij de terminal. In Portbase koppelt u de douanegegevens (MRN) aan de benodigde logistieke gegevens (welke truck/container/trailer, terminal, tijden etc.). Door uw voormelding via Portbase zorgt u ervoor dat alle benodigde douaneformaliteiten automatisch op de terminal worden geregeld. Zo kan uw transport zonder oponthoud plaatsvinden.

Zie de “Handleiding Melding import documentatie Rotterdamse haven (MID)” van de Douane.

Via Portbase kunnen alle typen douanedocumenten worden voorgemeld (dus export, TIR, ATA Carnets, Transit, etc.).

Voor een soepel export- en importproces na Brexit, is een digitale voormelding van douandedocumenten aan de terminal verplicht. Per logistieke keten spreekt u af welke partij deze voormelding doet. Maar wie is de meest geschikte partij om het importdocument (de MID-melding via de Portbase-service Melding Import Documentatie) en het exportdocument (de MED-melding via de service Melding Export Documentatie) voor te melden? Dit ligt eraan wie er over de benodigde gegevens beschikt.

• Voor de MID-melding zijn dit: terminal, zendingsid., documenttype, documentnummer en modaliteit.
• Voor de MED-melding zijn dit: documenttype, documentnummer, boekingsnummer en identificatie vervoermiddel.

Een voorbeeld:

Bij import (goederen van Verenigd Koninkrijk naar Nederland)
Een Nederlandse handelsmaatschappij koopt hoogwaardige medische apparatuur bij een Engelse leverancier. De Nederlandse handelsmaatschappij regelt het vervoer van de apparatuur via vervoersonderneming Everyday en laat de douaneformaliteiten door douaneagent Aangifte & Co afhandelen. Aangifte & Co krijgt van Everyday – na afronding van de boeking in het boekingssysteem van de ferry operator – alle boekings- en zendingsgegevens.  Na ontvangst hiervan verzorgt Aangifte & Co de invoeraangifte.

Advies: Aangifte & Co kiest ervoor om de voormelding van de importdocumenten te doen omdat zij beschikken over alle benodigde informatie voor de MID-melding: terminal, zendingsid., documenttype, documentnummer en modaliteit.

Bij export (goederen van Nederland naar het Verenigd Koninkrijk)
De Nederlandse bloemenhandelaar QualiFlower verkoopt bloemen aan een grote Engelse supermarktketen. De bloemen moeten iedere ochtend zo vroeg mogelijk worden aangeleverd aan distributricentra in het VK. QualiFlower laat het vervoer van de bloemen uitvoeren door FerryFresh; een vervoerder gespecialiseerd in begeleid vervoer met geconditioneerde trailers. QualiFlower schakelt Janssen Douane-expediteurs  in voor  het doen van de uitvoeraangiften.

Iedere ochtend ontvangt QualiFlower de orders voor aflevering de dag daarna. Om 12.00 ’s middags levert QualiFlower alle ordergegevens aan Janssen Douane-expediteurs die de uitvoeraangiften verzorgt. FerryFresh laadt einde van de dag alle orders bij QualiFlower. De FerryFresh planningsafdeling bepaalt welke orders in welke trailer worden vervoerd. Door last-minute bestellingen en verstoringen in het aanleverproces wijzigt deze planning regelmatig.

Advies: in de voormelding van de exportdocumenten in de service MED moet buiten het uitvoerdocumenttype en documentnummer ook het boekingsnummer en de identificatie van het vervoermiddel worden opgenomen. Omdat FerryFresh kort voor vertrek pas weet welke vrachtwagen de lading gaat vervoeren, is besloten dat vervoerder FerryFresh de MED-melding doet. Janssen Douane-expediteurs stuurt hiervoor tijdig het documentnummer van de uitvoeraangiften door naar FerryFresh.

Als u de vooraanmelding doet aan de ferryterminal dan zorgen de eerste 4 posities (SCAC code) van het boekingsnummer, dat de melding naar de juiste ferry-operator verstuurd wordt.  Lees de verdere toelichting over export en import op Portbase-Support.

Controleer voor vertrek de status van uw douanedocumenten op de terminal via de Portbase-service Import Status of Track & Trace Export.

Sinds 1 oktober 2021 heeft u voor toegang tot het VK een geldig paspoort nodig. Woonde u voor 1 januari 2021 al in het VK? Of heeft u een document van het VK dat u een grensarbeider bent? Dan kunt u met uw ID-kaart blijven reizen tussen Nederland en het VK tot ten minste eind 2025. Lees meer op rijksoverheid.nl.

1) Boeking is niet bekend bij de ferry- of shortsea-terminal:

• Laat controleren of het boekingsnummer correct is.
  o Boekingsnummer niet correct? Laat de voormelding van de douanedocumenten aan de terminal via Portbase corrigeren.
  o Boekingsnummer correct? Laat contact opnemen met Portbase via servicedesk@portbase.com.

2) Er is geen douaneaangifte gedaan bij de Douane:

• Laat alsnog een douaneaangifte doen bij de Douane.
• Laat daarna de douanedocumenten elektronisch voormelden aan de terminal via Portbase.

3) De douanedocumenten zijn niet of onjuist voorgemeld bij de terminal via Portbase:

• Laat alsnog de douanedocumenten elektronisch voormelden aan de terminal via Portbase.

4) U heeft geen geldig identiteitsbewijs:

• Neem contact op met het consulaat of de ambassade van uw eigen land.

Dit is afhankelijk van de service, maar normaal 24 uur. Portbase doet namelijk een due diligence check. Bij een piek in aanmeldingen kan het langer duren.

Neem contact op met de afdeling Sales van Portbase via sales@portbase.com om de status van uw aansluiting te controleren. Totdat u uw inloggegevens hebt ontvangen, kunt u een andere partij in uw keten vragen om voor u de douanedocumenten voor te melden via Portbase.

Aansluitkosten worden berekend voor het doorlopen van een aantal stappen om gebruik te kunnen maken van de ‘digitale grens’ van Portbase.
Portbase werkt kostendekkend. De aansluitkosten bedragen per service € 249,50.

Bij het importproces zijn de kosten voor security, aansprakelijkheid en de hoeveelheid van te leggen verbindingen (ICT-kosten) met diverse partijen vele malen hoger dan bij het exportproces. Melding Import Documentatie zorgt voor een sneller en efficiënter proces voor het importerende en logistieke bedrijfsleven. Deze kosten worden (vanwege toegevoegde waarde voor importerende bedrijven) niet volledig gedragen door de terminals en rederijen. Vanuit de cost-based en non-profit basis is Portbase genoodzaakt deze kosten door te belasten aan de gebruiker.

Het Port Community System (PCS) van Portbase is de digitale verbinding met de slimme havens van Nederland. Het PCS heeft bijna landelijke dekking en is beschikbaar voor alle havensectoren: containers, stukgoed, droge bulk en natte bulk. Iedereen in de logistieke keten kan via de meer dan 40 services in het PCS eenvoudig en efficiënt informatie uitwisselen.

Portbase is in 2009 opgericht door Havenbedrijf Rotterdam en Port of Amsterdam en heeft de brede steun van het havenbedrijfsleven. Ambitie is om via één loket de logistieke ketens van de Nederlandse havens zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Portbase verbindt hiertoe alle partijen in de logistieke ketens van de Nederlandse havens. Via het Port Community System faciliteert Portbase datadeling tussen bedrijven en informatie-uitwisseling met overheden om sneller, efficiënter en tegen lagere kosten te kunnen werken. Samen met een groeiende community maakt Portbase het delen van data steeds waardevoller. Met als doel de Nederlandse havencommunity en daarmee de havens, de slimste van Europa te maken. Portbase is neutraal, van en voor de havencommunity en heeft geen winstoogmerk.

Nee, als een bedrijf exporteert, krijgt het te maken met de services Melding Export Documentatie en Track & Trace Export. Gebruik van deze services is kosteloos omdat de terminals en rederijen waarmee het exportproces wordt uitgevoerd deze kosten dragen. U betaalt wel eenmalig € 249,50 (ex. btw) aansluitkosten.

Voor de service Melding Import Documentatie gelden abonnementskosten en transactiekosten. De abonnementskosten bedragen voor gebruik via het web (dus login via internet vanaf een computer, laptop of tablet) € 6,45 per maand en voor een systeemkoppeling (dus tussen het systeem van de klant en Portbase) € 21,55 per maand. In beide gevallen wordt er per transactie (per bericht) € 0,18 in rekening gebracht (transactiekosten). Daarnaast betaalt u eenmalig € 249,50 (ex. btw) aansluitkosten.

Import Status is een gratis service die speciaal ontwikkeld is voor vervoerders. Voor hen is deze service van groot belang. Zij kunnen zo namelijk zien of de voormelding van de douanedocumenten bij de terminal correct gedaan is. Als dat niet het geval is en zij sturen een chauffeur toch naar de terminal, dan staat deze daar voor een dichte slagboom.

Ja, Portbase biedt een oplossing voor Stena Line (Hoek van Holland en Europoort), CldN (Rotterdam), DFDS (Vlaardingen en IJmuiden) en P&O Ferries (Europoort).

Nee; meer informatie daarover leest u hier.

Om gebruik te maken van de ketenbrede oplossing voor  Brexit in de Nederlandse havens moeten  bedrijven samen met hun ketenpartners 5 stappen doorlopen. De ferry- en shortseaterminals hebben besloten dat zonder via Portbase voorgemelde douanedocumenten de chauffeur geen toegang krijgt en de lading dus niet mee kan. Alleen op deze manier gaat de ‘digitale grens’ werken en zorgt het voor de versnelling ten opzichte van tijdrovende handmatige controles.